la Repubblica, 21 aprile 2015
«Scrivetevi di meno, incontratevi, fate squadra». Questi i moniti delle grandi aziende. Cucinelli vieta di inviare mail dopo le 18, Groupon ha messo un tetto di 50 parole a quelle interne e Atos ha sviluppato un algoritmo che rivela che 9 messaggi su 10 sono inutili. E il tempo che si perde a smistare la posta può arrivare anche a 20 ore settimanali, e aumenta lo stress
Svegliarsi un mattino e sentirsi soffocare. Nella notte il pc ha collezionato duecento mail. In ufficio, appena il tempo di un caffè, e il vicino di banco te ne ha inviate tre. Anche il capo ha spedito dieci mail collettive, includendoti tra gli indirizzi. È ufficiale. Stai vivendo un’esperienza che è parente dello stalking. Ma ci sono buone notizie: il nuovo mantra nelle aziende è stop alle troppe mail tra i dipendenti. Scrivetevi di meno, incontratevi, fate squadra. Insomma: comunicate di più. Lo dicono Brunello Cucinelli, Atos, Microsoft, Halton, Ferrari. Mentre Deutsche Telecom, Volkswagen, Bmw, Bayer e Procter&Gamble tirano un ulteriore freno impedendo di scrivere mail dopo le 18. C’è poi chi le fa pagare come straordinari e chi ha deciso di vietarle in vacanza. Sono insomma almeno una decina le sfumature di grigio, adottate dalle aziende, per salvare i lavoratori dal technostress. E persino la nuovissima sede della Bce di Francoforte stravolge la vecchia logica solipsista, introducendo spazi comuni per permettere ai banking di “fare gruppo”.
L’imprenditore Brunello Cucinelli, da tempo fautore di una migliore qualità della vita lavorativa, ha introdotto il divieto di mail a più di 3 destinatari e incoraggia a non scriversi dopo le 18. Due le strategie salva stress di Microsoft. Le racconta Pino Mercuri, direttore delle risorse umane: «Per liberarci da tutte le mail che non hanno bisogno di una risposta immediata abbiamo lanciato un social interno di comunicazione dove i messaggi non urgenti sono pubblicati. In più, quando c’è bisogno di una chat più informale e veloce, scegliamo skype for business». Il più integralista è il Ceo di Atos, Thierry Breton, multinazionale d’information technology con 80 mila dipendenti nel mondo e quattro sedi in Italia, che ha imposto tolleranza zero nei confronti dell’invasione di posta. «Breton che è stato anche ministro delle Finanze – spiega Carlo Galimberti, ricercatore in psicologia sociale della Cattolica di Milano – ha agito sulla base di un algoritmo realizzato dai responsabili delle risorse umane di Atos che hanno verificato come 9 messaggi di posta elettronica su 10 sono inani. Secondo loro i dipendenti spendono tra le 5 e le 20 ore settimanali per smistare notizie spesso inutili».
Ma perché comunichiamo sempre meno guardandoci negli occhi? A volte è un banale fatto di pigrizia. «Una ricerca illustra come quando il nostro sguardo supera i 30 metri tendiamo a scrivere invece di parlare», spiega Massimo Magni della Bocconi, «ma il dover costruire una risposta scritta aumenta la percezione dello stress perché, dal momento che si accende la casella di posta, siamo sotto pressione». Di più. Secondo uno studio Bocconi l’80% delle persone si sente costantemente on call e il 52% si porta il lavoro a casa usando le mail. Una dose di stress che, assicura Magni, è identica a quello che si prova in un meeting. La soluzione individuata dagli esperti è la “Media Synchronicity”: in pratica un mondo migliore dove gli individui lavorano insieme scegliendo i mezzi più adeguati per comunicare.
Nell’attesa che diventi universale ecco altre soluzioni difensive. La Henkel propone una moratoria all’uso delle mail, incoraggiando gli impiegati ad usarle solo in caso di reale necessità. La Ferrari vieta ad ogni dipendente d’inviare lo stesso messaggio internamente a più di tre persone. Il divieto dopo le 18 accomuna Procter&Gamble, Deutsche Telekom, Volkswagen. Per Bmw le mail che costringono a rispondere dopo il lavoro sono pagate come straordinari mentre Bayer spegne i server mezz’ora dopo la fine dei turni. C’è infine chi, dopo un anno di volontaria astinenza dalla posta ha trovato un nuovo business, è il caso di Claire Burge che ha fondato Get Organised, una società che aiuta le aziende a liberarsi dalla mail. Per avere informazioni utili? Telefonatele.